Met deze 7 tips schrijf je een doeltreffende bewonersbrief
Niets is zo belangrijk als een duidelijke bewonersbrief. Daarmee bespaar je tijd én klachten. Met deze 7 tips schrijf je een bewonersbrief die geen vragen oproept, maar beantwoordt.
1. Start met de kernboodschap
Het bepalen van de kernboodschap van je brief is een belangrijk onderdeel van glasheldere communicatie. Denk na over de belangrijkste boodschap die je wilt overbrengen.
Van een renovatie aan een gebouw tot een aankondiging van een vergadering: wat is het belangrijkste nieuws dat je wilt communiceren? Vat dit samen.
2. Wees beknopt
Houd je brief kort en bondig. Vermijd onnodige en onduidelijke details die afleiden van je kernboodschap. Probeer je boodschap te formuleren in zo min mogelijk woorden, zodat je boodschap gemakkelijk te begrijpen én onthouden is voor de lezer.
3. Schrijf in begrijpelijke taal
Houd rekening met je doelgroep, vermijd vakjargon en ingewikkelde zinconstructies. Spreek je van ‘fasering’ of van ‘fases’? Kies voor woorden die je doelgroep direct begrijpt.
Wanneer je de formulering van je boodschap aanpast, is je brief een stuk aantrekkelijker voor je doelgroep.
4. Kies voor actief taalgebruik
Met actief taalgebruik overtuig je je lezer meer dan met passief taalgebruik. Passief taalgebruik herken je aan ‘zijn’ en ‘worden’ in combinatie met een voltooid deelwoord. Je creëert een gevoel van directe betrokkenheid wanneer je actief schrijft.
5. Let op de presentatie
Zorg dat je brief logisch is opgebouwd en bestaat uit een inleiding, kern en conclusie. Gebruik hiervoor ondersteunende argumenten of visuele elementen om je boodschap te versterken, zoals:
- Afbeeldingen
- Grafieken
- Pictogrammen
6. Check de inhoud grondig
Lees je brief kritisch door, beoordeel of de kernboodschap duidelijk naar voren komt. Schrap eventuele overbodige of verwarrende elementen en versterk de formulering van je boodschap wanneer nodig.
Een spelfout of onjuiste informatie tast niet alleen je deskundigheid aan, maar kan ook voor flink wat verwarring zorgen. Een verkeerde datum, bijvoorbeeld.
7. Verwijs door voor meer informatie
Plaats een link of QR-code in de brief naar meer informatie over bouwwerkzaamheden, infrastructurele veranderingen of wijzigingen in de woonomgeving. Verwijs hiernaar zodat je je lezer meer gedetailleerde informatie kunt bieden. Of geef de mogelijkheid om afspraken zelf te wijzigen, hierdoor geef je ze meer vrijheid en zien ze gelijk de overige informatie.
Met een glasheldere bewonersbrief verstrek je niet alleen informatie, maar vergroot je ook de betrokkenheid van je doelgroep.
