Er is een hoop veranderd in de nieuwste versie van Cobee. Door gebruik van de nieuwste technologie en een nieuw design aan de beheerderskant is Cobee sneller en beter in gebruik. De beheerderskant is een stuk gebruiksvriendelijker.
Met de huidige ontwikkelingen in de branche en de input van onze klanten hebben we Cobee opnieuw geprogrammeerd. Uiteraard zonder de gebruikelijke succesvolle tools uit het oog te verliezen. Waar zitten de veranderingen, vernieuwingen en upgrades?
＞ API KOPPELING
Door de nieuwe opzet van de API is het voor externe partijen mogelijk om een koppeling te maken met Cobee.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een koppeling met een CRM-systeem of planprogramma. Wenst u een koppeling te laten maken tussen Cobee en een externe tool? Neem dan contact met ons op en dan kijken we samen naar de mogelijkheden!
＞ BIBLIOTHEEK
De bibliotheek is binnen Cobee de databank aan informatieteksten, correspondentiesjablonen, losse teksten te gebruiken voor in correspondentie of informatieteksten, opdrachtgevers/aannemers en partners.
Afhankelijk van uw rol binnen Cobee mag u de bibliotheek beheren en/of gegevens uit ophalen.
Een nieuw item in de bibliotheek is briefpapier. In de bibliotheek zijn verschillende typen briefpapier toe te voegen. Het briefpapier wisselen in het bedrijfsaccount is niet meer nodig, want nu selecteert u per project een type briefpapier vanuit de bibliotheek.
＞ MEDIATHEEK
Alle afbeeldingen die worden geüpload binnen Cobee worden automatisch opgeslagen in de mediatheek. Zo wordt een gevuld databestand met afbeeldingen gecreëerd. Binnen heel Cobee kunnen de geüploade mediabestanden worden gebruikt.
＞ PROJECTINSTELLINGEN
De projectinstellingen zijn uitgebreid. Zo kan een project als privé of openbaar worden aangemaakt, kunnen er per project gebruikers worden toegevoegd en is het project naar wens te personaliseren.
>> TYPE PROJECT
Bepaal per project hoe jullie de communicatie gaat inzetten! Bepaal het type project: privé of openbaar. In een privé project gaat u bewoner specifiek informeren. Voor alle adressen in dit project wordt een persoonlijke login gegenereerd.
Via openbaar project kan de gehele omgeving projectinformatie ontvangen over bijvoorbeeld werkzaamheden of overlast, zonder dat hier een login voor nodig is. De projectinformatie kan worden ingezien door alle bewoners uit de omgeving die de omgevingspagina bezoeken of de app downloaden.>> GASTACCOUNTS
In plaats van uitnodigen kunnen er nu zelf gastaccounts worden aangemaakt voor bijvoorbeeld opdrachtgevers, aannemers en/of onderaannemers. U selecteert vervolgens per project welke accounts als gebruiker aan dat project toegevoegd mogen worden.>> PERSONALISATIE
Zoals eerder geschreven zijn in de bibliotheek verschillende typen briefpapier toe te voegen. Per project is een gewenst type briefpapier te selecteren. Door de instellingen per type briefpapier wordt de correspondentie netjes passend op het geselecteerde briefpapier gegenereerd. Wenst ook de opdrachtgever zichtbaar te zijn op de correspondentie die verstuurd gaat worden? Voeg dan gemakkelijk een nieuw type briefpapier toe in de bibliotheek met het logo van de opdrachtgever en selecteer dit type briefpapier in het specifieke project.
＞ ADRESSEN
De adressen hebben we in deze versie onder een eigen menu-item geplaatst. Onder het menu-item adressen is een splitsing gemaakt tussen overzicht en groepen.
In overzicht worden alle adressen opgesomd welke zijn toegevoegd of toegevoegd worden in dit project. In groepen worden alle groepen met bijbehorend aantal adressen weergegeven.
>> GROEPEREN
In sommige situaties kan het makkelijk zijn als adressen aan meerdere groepen gekoppeld zijn. In de nieuwe versie kunnen adressen worden gekoppeld aan meerdere groepen. De groepen kunnen gebruikt worden bij het opmaken en versturen van correspondentie of nieuwsberichten, het plannen van afspraken en zelfs informatieteksten kunnen aan een bepaalde groep worden gekoppeld. Zo informeert u eenvoudig specifieke groep(en) over uit te voeren werkzaamheden in de woning. De bewoners van deze groep(en) kunnen op deze manier anticiperen op de werkzaamheden die uitgevoerd gaan worden in de woning.>> CONTACTPERSONEN
Aan een adres zijn meerdere contactpersonen toe te voegen. Ook contactpersonen met een afwijkend adres kunnen worden toegevoegd. Hierbij is te denken aan een familielid of gemachtigde. Ook naar de contactpersonen met een afwijkend adres kan correspondentie worden verstuurd!>> DOSSIER
Per adres wordt een communicatiedossier opgebouwd. In het dossier vindt u de contactgeschiedenis van dit specifieke adres. Het geeft inzicht in wat, wanneer en hoe er met deze bewoners gecommuniceerd is, welke documenten er met dit adres zijn gedeeld én welke afspraken er zijn gemaakt.
De verstuurde correspondentie en de documenten zijn via het dossier per regel te downloaden.
Onlangs hebben we het dossier geüpgraded. Het dossier als volledig is nu ook te downloaden via de knop download dossier. Het volledige dossier van dit adres wordt als een ZIP-bestand per e-mail verstuurd. Het bestand kent alle regels uit het dossier met bijbehorend bestand – correspondentie of document.
＞ CORRESPONDENTIE
Een van de meest gebruikte module binnen Cobee: de correspondentiemodule. Wat onder andere is verbeterd in de correspondentie module, is dat correspondentie kan worden aangemaakt en worden klaargezet voor verzending op een later moment. Een toekomstige datum kan gekozen worden voor verzending van de correspondentie. Dat kan per adres en/of contactpersoon.
＞ COMMUNICATIE
In de communicatiemodule hebben wij ook onlangs nog enkele aanpassingen gedaan.
> BERICHTEN
Het is nu mogelijk om zelf berichten te versturen naar de bewoners die de app hebben gedownload. Een bericht versturen naar een gewenst adres kan door op de knop start conversatie te klikken.
Na het versturen van een bericht via de beheerdersomgeving wordt er naar de bewoners een melding verstuurd dat er een nieuw bericht voor hen klaarstaat. De bewoners die de app hebben gedownload en hebben toegestaan berichten en meldingen te willen ontvangen via de app, ontvangen een pushbericht. Is er op adresniveau een e-mailadres bekend? Dan ontvangt de bewoner ook een notificatie van een nieuw bericht per e-mail.> INFORMATIE
Informatie is te categoriseren onder een van de drie menu-items: informatie binnen, informatie buiten of overige informatie. In de app worden deze menu-items als tabbladen getoond. In de app wordt nu direct geschakeld naar het tabblad waar informatie onder opgeslagen staat. Heeft u informatieteksten die alleen onder het menu-item informatie buiten of overige informatie valt? Dan wordt direct het tabblad informatie buiten of overige informatie geopend.> PLANNING
Ondanks dat we ons best hebben gedaan om de planningsmodule zo simpel mogelijk te houden, blijft dit een lastige module. Het kost tijd en precisie om de planning op de juiste manier in Cobee te zetten. Met toepassing van nieuwe programmering hopen we het proces in de planningsmodule te hebben versimpeld.De planning wordt nog steeds samengesteld door een of meerdere dagplanningen. In de dagplanning geeft u aan welke werkzaamheden er uitgevoerd gaan worden door deze toe te voegen in een voorbeeld balkenplanning. In de balkenplanning bepaalt u in welke volgorde en met welke duur de werkzaamheden worden uitgevoerd. Bepaal vervolgens voor welke adressen deze dagplanning geldt en Cobee genereert snel een balkenplanning voor al deze adressen.
Vinden er aanpassingen plaats in de planning dat geldt voor alle adressen? Pas dit gemakkelijk aan in de dagplanning en sla op. Cobee genereert snel de aangepaste planning. Vindt er op adresniveau een aanpassing plaats? Verschuif dan in de balkenplanning op adresniveau.
>> BEWONERSPAGINA
Eenmaal in een project kunnen we nu op iedere pagina de bewonerspagina bezoeken via de knop bewonerspagina. U selecteert hier als welk adres u wenst in te loggen en de bewonerspagina van dit adres wordt geopend in een nieuw tabblad. Handig als u een project aan het aanmaken bent of als u voor een bewoner een enquête mag invullen of een afspraak mag maken.
Dit is een notendop een overzicht van de veranderingen in V3. We blijven V3 upgraden. Bij nieuwe upgrades zullen wij u weer informeren middels een blog.
Hulp nodig?
Komt u er niet helemaal uit en heeft u hulp nodig? Bel of mail ons dan gerust!
